Mitarbeiter, Kollegen, etc. in Ihr neu angelegtes Xolabo-Netzwerk einzuladen, ist ganz einfach. Klicken Sie einfach in der linken Navigation auf "Administration" (Zahnrad-Symbol), gehen Sie anschließend zu "Mitarbeiter einladen" und geben Sie dann die erforderlichen Informationen ein. Schließen Sie die Einladung durch einen Klick auf den Button "Mitarbeiter einladen" ab.

Die eingegebene Person erhält daraufhin eine E-Mail, in der ein Link hinterlegt ist, mit dem die Einladung abgeschlossen wird. Der Mitarbeiter wird auf eine Seite geleitet, auf der er ein Passwort wählen muss. Nachdem dies erledigt ist, ist er in Ihrem Xolabo-Netzwerk registriert.

Möchten Sie eine lange Liste von Mitarbeitern einladen, können Sie dies auch ganz bequem über den Reiter "Mitarbeiter importieren" tun. Sie benötigen dafür eine CSV-Datei mit folgenden Parametern: Email;Anrede;Titel;Vorname;Nachname.

Bitte beachten Sie, dass nur Administratoren Mitarbeiter einladen können.

Damit Sie von Ihren Kollegen auch gefunden werden, sollten Sie als erstes Ihr Profil ausfüllen. Klicken Sie dazu auf Ihr Benutzerbild unterhalb des Xolabo-Logos. Dadurch gelangen Sie auf Ihre Profilseite. Oberhalb des Bereiches, der Ihre privaten Kontaktdaten anzeigt, finden Sie die Funktion "Profil bearbeiten". Durch einen Klick öffnet sich ein Layer, in dem Sie alle gewünschten Informationen eingeben können. Klicken Sie am Ende auf "Änderungen speichern", um die neu eingegebenen Daten zu übernehmen. Natürlich können Sie auch später jederzeit Änderungen an Ihrem Profil vornehmen.

Die Funktion "Externen Mitarbeiter einladen" ermöglicht es Ihnen, Menschen in Ihr Xolabo-Netzwerk einzuladen, die nicht in Ihrem Unternehmen angestellt sind und daher nur Zugriff auf bestimmte Informationen haben sollen.

Ein externer Mitarbeiter kann ausschließlich in ein bestehendes Projekt eingeladen werden – das bedeutet, dass dieses Projekt bereits vor der Einladung existieren muss. Nur Projektleiter können externe Mitarbeiter in ihr Projekt einladen.

Gehen Sie auf "Projekte" und wählen Sie das entsprechende Projekt aus. Rechts neben dem Namen des Projektes finden Sie die Option "Externen Mitarbeiter einladen". Durch einen Klick auf diese Funktion öffnet sich ein Layer, in welchem Sie die Kontaktinformationen des externen Mitarbeiters eintragen können. Die so eingeladene Person hat ausschließlich Zugriff auf ihr / sein Profil und das Projekt, aus dem heraus er oder sie eingeladen wurde. Andere Bereiche bleiben externen Mitarbeitern verwehrt.

Externe Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf die Dialog-Funktion. Nichtsdestotrotz wird ein externer Mitarbeiter im Dialog angezeigt, wenn er online ist. Dadurch haben Sie jederzeit einen kompletten Überblick über diejenigen Personen, die gerade online sind. Externe Mitarbeiter sehen diese Liste natürlich nicht.

Wenn Sie auf der Seite www.xolabo.net beim Einloggen den Haken bei "Angemeldet bleiben" setzen, aktivieren Sie die "Automatisch einloggen"-Funktion. Sie werden nun, wenn Sie www.xolabo.net das nächste Mal besuchen, automatisch und ohne weitere Abfrage eingeloggt – bis Sie sich über die "Ausloggen"-Funktion in Ihrem Xolabo-Netzwerk wieder abmelden.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion gewisse Risiken mit sich bringt. Wenn Sie sich beispielsweise an einem öffentlich zugänglichen Computer auf diese Art anmelden und vergessen, sich nach getaner Arbeit wieder abzumelden, werden unter Umständen Personen Zugriff auf Ihr Xolabo-Netzwerk bekommen, die gar keinen Zugriff haben sollen. Sollten Sie die Befürchtung haben, dass dies der Fall ist, melden Sie sich bei Xolabo an, gehen Sie auf Ihr Profil, wählen Sie "Einstellungen" und klicken Sie auf den "Notfall-Button". Dadurch wird die "Automatisch einloggen"-Funktion für Ihren Account deaktivert. Sie können den Haken bei "Angemeldet bleiben" später jederzeit wieder setzen.

Xolabo beinhaltet einen Datenstream, der Ihnen Änderungen und Neuigkeiten in Ihrem Netzwerk sofort zur Verfügung stellt, ohne, dass Sie die Internetseite nachladen müssen. Diese Funktion bewirkt in einigen Browsern, dass die Seite augenscheinlich "endlos lädt" – dies ist jedoch nicht der Fall.

Wir mögen keine "nackten" Netzwerke. Entsprechend haben wir uns die Freiheit genommen, Ihnen zur Begrüßung bereits einen Firmenkontakt namens "Xolabo" sowie ein Projekt namens "Xolabo kennenlernen" angelegt und eine Willkommensmitteilung zukommen lassen.

In dem Demo-Projekt können Sie Xolabo auf Herz und Nieren testen, ohne Angst haben zu müssen, reale Projekte durcheinander zu bringen.

Ja, Xolabo ist selbstverständlich auch auf dem iPad verwendbar. Gehen Sie in Ihrem Safari einfach ganz normal auf www.xolabo.net, um sich in Ihr Netzwerk einzuloggen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass ein optimales Arbeitserlebnis nur mit iOS 7 erreicht werden kann. iOS 6 interpretiert leider bestimmte Dinge falsch, so dass hier Darstellungsfehler auftreten können.

Generell gilt, dass auf dem iPad einige Funktionen systembedingt nicht zur Verfügung stehen.

Xolabo setzt auf aktuelle Web-Standards, um Ihnen ein optimales Anwendungserlebnis zu garantieren. Leider verwenden Sie einen veralteten Browser, in dem nicht alle Funktionen von Xolabo zur Verfügung stehen. Bitte updaten Sie Ihren Browser auf die neueste Version.

Um Xolabo nutzen zu können, müssen Cookies und JavaScript in Ihrem Browser aktiviert sein. Darüber hinaus müssen Sie auf keine weiteren Einstellungen achten.